Generelle regler for videoovervågning
Krav til behandling af personoplysninger
Reglerne i databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven skal overholdes, når du anvender videoovervågning. Det skyldes, at billeder anses som værende en personoplysning. Reglerne skal følges af både private borgere, virksomheder og offentlige myndigheder.
Behandlingen af personoplysninger i forbindelse med tv-overvågning kan udelukkende finde sted, hvis de overordnede principper i databehandlingsloven er overholdt. Det indebærer blandt andet følgende:
Videoovervågningen skal ske i overensstemmelse med de gældende regler.
- Der skal skiltes med overvågningen.
- Formålet med overvågningen skal være at forhindre kriminalitet.
- Der er opbevaringsbegrænsning på billederne.
Det gør foreningen
Det er som udgangspunkt ikke tilladt at anvende videoovervågning på steder, som ikke er offentligt tilgængelige – eksempelvis i baglokaler, lagerrum eller depoter. Dog er det tilladt, hvis videoovervågningen er nødvendig i forhold til bekæmpelse af kriminalitet.
Foreningen anvender videoovervågning på steder, der ikke er offentligt tilgængelige, for at bekæmpe kriminalitet/uhensigtsmæssig adfærd i kælder/vaskeriet/skralderum eller ejendomskontoret.
Bestyrelsen overholde databeskyttelsesloven. Det betyder blandt andet, at videomateriale skal slettes efter 30 dage, medmindre der er ansøgt om særtilladelse.
Både videoovervågning på ikke offentlige områder og offentlige områder, som benyttes til almindelig færdsel, ER registreret hos POLCAM, der er politiets register over videoovervågningskameraer.
Må foreningen dele overvågningsoptagelser?
Det er ikke tilladt at dele overvågningsoptagelser offentligt, selvom om foreningen har været udsat for et indbrud, overfald eller hærværk. Det er som udgangspunkt udelukkende tilladt at dele optagelserne med politiet, så de kan anvende det i deres efterforskning.
Hvis der er tale om billed- eller lydoptagelser, som er optaget i forbindelse med videoovervågning, der har til formål at forebygge kriminalitet, må disse optagelser udelukkende videregives til andre end politiet, hvis den person, der er filmet, har givet sit samtykke til det.
Vagtordening
I Ejboparken har vi et samarbejde med et vagtselskab som regelmæssig og holder øje med særligt sårbare områder som foreningens kælder, skralderum og nedgangen til beboernes kælderrum.
2021 var da mange indbrud, som man heldigvis har fået stoppet i 2022. Efterfølgende har da ikke været noget af betydning. Bestyrelsen er helt sikre på at den regelmæssig patruljering og det gode samarbejde med vagtselskabet har haft en stor præventiveffekt.
Vi samarbejder også med politiet og de lokale præventive samarbejde med SSP arbejdet.
POLITIK FOR PERSONDATA OG PRIVATLIV (fra foreningens forretningsorden)
EJBOPARKEN er dataansvarlig for mails, hjemmeside, brugergruppe på Facebook og vores kommunikations platform ProBo. Vi har samtidig et administrationsselskab LEA og de er dermed databehandler på vegne af os. Derudover er EJBOPARKEN dataansvarlig i forhold til blandt andet egne medarbejdere og driftleder/ejendomskontor. Men uanset hvilken roller, vi har i forskellige sammenhænge, er reglerne grundlæggende de samme.
Ansatte på kontoret, bestyrelsesmedlemmer og evt. frivillige i vores Adhoc grupper, kommer jævnligt i kontakt med persondata i deres arbejde. Vi skal derfor overholde de regler, der er fastsat i Persondataforordningen og Databeskyttelsesloven.
PERSONOPLYSNINGER
En personoplysning er en information, som direkte eller indirekte, kan identificere en person. Nogle personoplysninger betegnes som almindelige og andre som følsomme.
Almindelige personoplysninger er personnavn, adresse, e-mailadresse, fødselsdato, telefonnummer, væsentlige sociale problemer, andre rent private forhold, samt alle de personoplysninger, der ikke er angivet som følsomme personoplysninger.
Følsomme personoplysninger er racemæssig baggrund, etnisk oprindelse, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning, fagforeningsmæssige forhold, behandling af genetiske og biometriske data med henblik på identifikation (for eksempel fingeraftryk), helbredsmæssige oplysninger, seksuel orientering. Dem har vi ikke og gør ej brug af.
Vi tilgår kun almindelige personoplysninger: personnavn, adresse, e-mailadresse og telefonnummer. Disse oplysninger bliver behandlet administrativt af LEA i PRObo.
BEHANDLING AF PERSONOPLYSNINGER
Behandling er enhver handling, man vælger at gøre med sine data. Det vil sige at indsamling, registrering, organisering, systematisering, opbevaring, tilpasning, ændring, genfinding, søgning, brug ved videregivelse ved transmission, formidling eller enhver anden form for sammenstilling, samkøring, begrænsning, sletning eller tilintetgørelse, er behandling.
Vi behandler personoplysningerne i overensstemmelse med den danske Databeskyttelseslov, EU’s Databeskyttelsesforordningen og anden gældende lovgivning.
SAMTYKKE
Et samtykke er en tilkendegivelse fra den registrerede om, at vedkommende indvilger i at oplysninger, der vedrører den registrerede selv, kan behandles. EJBOPARKEN beder om samtykke i flere situationer:
Boligsøgende og beboere giver samtykke via hjemmesiden.
Når der sendes spørgsmål på mail (Bestyrelsen, LEA og driftleder/ejendomskontor)
Ansatte giver samtykke ved ansættelsen.
Derudover kan vi bede om samtykke til andre særlige behandlinger når de skriver til os på mail og skal havde råd/vejledning.
Når du skriver til bestyrelsen@ejboparken.dk skriver du til alle i bestyrelsen. Har en særlig omstændigheder kan du skrive til os enkeltvis. Se kontakt oplysninger
5.3.3 PERSONDATA OG IT-SIKKERHED I VORES FORRETNINGSGANGE
EJBOPARKEN gennemfører løbende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et sikkerhedsniveau, der passer til forholdene.
Alle forretnings- og sagsgange, der indeholder behandling af persondata, er markeret og kortlagt i vores interne systemer, så vi sikrer at vi overholder reglerne om persondata. På den måde fører vi oversigt over de behandlingsaktiviteter, vi er ansvarlige for – og vi har vurderet sandsynlighed og risiko for hver af dem.
Alle bestyrelsesmedlemmer er instrueret i og har adgang til spørgsmål og svar om persondata. Desuden findes en it-sikkerhedsinstruks, der sikrer mod utilsigtede adgang til data.
HVIS DER SKER SKADE PÅ VORES DATA
Skade på data kan ske på forskellig måde:
Udefrakommende: Hacker-/virusangreb.
Skade på systemer eller maskiner: For eksempel datanedbrud, maskinskade, brand- og vandskade.
Ved datanedbrud iværksætter vi de handlinger, der er beskrevet i vores regler (BOLIGFORENINGEN SOM DATAANSVARLIG)
Vi samarbejder bl.a. med Roskilde IT som laver forbyggende arbejde. Roskilde IT fungere i den sammenhæng som vores 3.. parts databehandler. Vi har underskrevet samarbejdsaftale sikring af data
HVIS DER SKER UTILSIGTET VIDEREGIVELSE ELLER OFFENTLIGGØRELSE
Vi sletter oplysningerne, der ligger offentligt tilgængelig, og fjerner dem fra eventuelle søgemaskiner.
Vi inddrager dokumenter, der utilsigtet er videregivet/omdelt/udsendt.
Vi underretter vores ejendomsadministrator LEA
Vi underretter de berørte.
Vi underretter Datatilsynet.
Vi fører en dokumentationsliste for brud på datasikkerhed.
Vi sikrer, at situationen ikke gentager sig i samarbejde med forskelige firmaer
EJBOPARKEN har som nævnt iværksat en omfattende beskyttelse af vores brugeres personlige oplysninger. Hvis en beboer alligevel måtte opdage, at deres oplysninger hos os er blevet tilgængelige for uvedkommende, bedes beboerne omgående kontakte os på vores mail: bestyrelsen@ejboparken.dk
HVORDAN BESKYTTER VI BEBOERNES PERSONOPLYSNINGER?
Ifølge Persondataforordningen skal beboerne personlige oplysninger opbevares sikkert og fortroligt. Derfor har kun et mindre og relevant udvalg af EJBOPARKEN medarbejdere adgang til registrerede brugerdata på ProBo og i de bagvedliggende systemer.
EJBOPARKEN udleverer ikke den enkelte brugers oplysninger til tredjepart, med mindre beboerne udtrykkeligt giver samtykke til det.
SLETNING AF BEBOERNES PERSONOPLYSNINGER
I vores mail og på vores hjemmeside skriver vi følgende: Vi gør opmærksom på, at i det omfang vi pr. mail modtager persondata, betragtes dette som et samtykke til at indsamle, behandle og opbevare disse i relation til sagsbehandling hos Ejboparken. Samtykke kan til enhver tid tilbagekaldes og data kan til enhver tid kræves rettet, såfremt det oplyste ikke er korrekt.
Vi gemmer din(e) mail i forbindelse med en aktiv sag. De slettes ved sagens afslutning. Vi deler ikke data med tredje part.
SÆRLIGE FORHOLD
Ansøger
Vi gennem ansøgers ansøgning et 1/2 efter modtagelse og derefter bliver de slettet.
Videoovervågning af Miljøskurer og vaskekælder samt nøglebrikker.
Kun særlig betroende medarbejder fra vores driftleder/Ejendomskontor og bestyrelsen har adgang til disse systemer.
Det er ikke tilladt at dele overvågningsoptagelser offentligt, selvom om ejendom har været udsat for et indbrud, overfald eller hærværk. Det er som udgangspunkt udelukkende tilladt at dele optagelserne med politiet, så de kan anvende det i deres efterforskning.
Behandlingen af personoplysninger i forbindelse med tv-overvågning kan udelukkende finde sted, hvis de overordnede principper i databehandlingsloven er overholdt. Det indebærer blandt andet følgende:
Videoovervågningen skal ske i overensstemmelse med de gældende regler.
Der skal skiltes med overvågningen.
Formålet med overvågningen skal være at forhindre kriminalitet.
Der er opbevaringsbegrænsning på billederne.
Data bliver slettet forløbende pr 30 dage. Disse optagelser bliver slette automatisk efter 30 dage. Det er dog alene bestyrelsen ansvar at sikre, at det rent faktisk er tilfældet.
Vi har givet information til politiet vedr. antal af kameraer og placeringer.
Beboernes ACCEPT
Beboerne accepterer ovenstående persondatapolitik, når de besøger hjemmeside, sende mails og henter oplysninger på ProBo.
KONTAKTMULIGHED VEDR. Beboerne PERSONOPLYSNINGER
Har beboerne kommentarer eller spørgsmål i forbindelse med vores behandling af personoplysninger, er beboerne velkommen til at kontakte os på bestyrelsen@ejboparken.dk
Er en beboer ikke enig i vores håndtering af sagen, kan de klage til Datatilsynet Tlf. 33193200, dt@datatilsynet.dk